廣義(yi) 的物業(ye) 管理軟件設計應該覆蓋物業(ye) 管理公司的整個(ge) 辦公自動化係統，它除了包含傳(chuan) 統的資料維護、財產(chan) 管理、入住裝修管理、維修管理、人事管理、財務管理等功能以外，還應該包括物業(ye) 管理公司下屬的保安部門的安放監控係統軟件和應用於(yu) 社區內(nei) 部局域網上的WEB網站軟件。下麵具體(ti) 說明各模塊軟件功能 狹義(yi) 的管理包含傳(chuan) 統的資料維護、財產(chan) 管理、入住裝修管理、維修管理、人事管理、財務管理等功能：
(1)資料維護： 初始化物業(ye) 管理的必需基本數據，如發展商資料，物業(ye) 基本資料，房屋基本資料，業(ye) 主資料，管理員資料，操作員資料等。這些是運行此物業(ye) 管理軟件的前提條件。可以在此項目中查找、添加、修改、瀏覽和打印相應的基本資料。
(2)物業(ye) 財產(chan) 管理： 包括房產(chan) 、設備、道路、衛生綠化、停車管理等。
[房產(chan) 管理]：
a.其中提供了房產(chan) 住戶名細表，可以方便地查找打印房號所對應的住戶詳細信息，包括戶主的照片,並可加以編輯修改和統計查詢。使本來工作量相當大且繁瑣的資料登記和存檔工作變得極為(wei) 方便 ，並可對大量資料及時進行分類、加工處理、保存和傳(chuan) 遞。
b.鑰匙管理，對住戶入住鑰匙的領取管理，查詢和統計。
c.裝修管理，包括住戶裝修申請管理，小區內(nei) 房屋裝修狀況的統計查詢。
d.交接管理，包括接管驗收資料的錄入整理、分類建檔及查詢管理。
[設備管理]： 包括對安全防範設備、衛生綠化設備、水電氣油設備和通訊網絡設備等的資料維護及維護記錄的管理。
[道路管理]： 對小區內(nei) 各主幹通道、輔助通道和重要的分支通道進行管理。 [衛生綠化]： 小區內(nei) 衛生綠化情況的安排和管理。[停車管理]： 小區內(nei) 停車場車位管理和進出車量的登記及停車收費的管理統計等。
(3)入住管理：業(ye) 主入住登記管理(入住基本資料、入住戶內(nei) 驗收)、打印入住正式通知單、住戶家庭資料錄入、房產(chan) 資料查詢。
(4)人事管理：小區管理人員、居住人員、保安糾察 的人事檔案及相關(guan) 資料的管理。
(5)財務管理：
a.提供了水電費、物業(ye) 管理費的單價(jia) 設置，水電費抄表輸入、收費管理，物業(ye) 管理費的收取和查詢管理，特約服務、罰款沒收管理，工作人員工資的查詢管理。 b.隻需輸入相應的數據既可自動計算出用戶的應繳費用，並自動打印出收費單據，並可以E-MAIL形式給住戶發出收費通知單、催款單。對財務數據可進行統計對比，通過財務核算、財務分析為(wei) 管理者提供公司的資金運營狀況，使管理者及時了解小區物業(ye) 管理中各項有關(guan) 業(ye) 務的收支狀況，為(wei) 其科學決(jue) 策提供重要依據。 c.可對收費超時期限進行設置，當有住戶未能按時繳納費用時，係統會(hui) 自動彈出對話框發出報警，並將超時住戶資料列出。這使得收費管理和查詢非常方便，免除了管理人員的大量重複繁瑣的手工查找和計算過程。
(6)保衛治安：對小區內(nei) 保安的巡邏巡更、投訴上訪、事件處理進行管理。
(7)維修管理：
a.包括房屋建築設備和小區公共設施的維修管理。房屋建築設備管理中根據住戶維修委托書(shu) 填寫(xie) 維修項目，並登記維修所用的材料及相應費用的收取。公共設施管理中對電梯等公共設施的維修保養(yang) 記錄進行資料管理。
b.對設備和公共設施的檢測維修定期查詢統計， 對比各種數據，可及時進行維護修繕，采取有效措施，對易發生問題的重要設備建立檢修檔案，定期強製更換部件和保養(yang) ，做到防患於(yu) 未然。
(8)綜合查詢：綜合資料的統計查詢，包括小區資料、小區地圖、樓群查詢、娛樂(le) 設施、衛生保健、辦公設施、公共設備、公共物產(chan) 以及財務和人事情況的查詢。
(9)係統工具：
a.包括數據的備份、恢複，操作員的更換，添加，權限的設置。
b.為(wei) 考慮到係統的安全性，提供了多級權限設置控製功能，可自定義(yi) 使用權限和密碼，係統會(hui) 自動跟蹤、記錄所有報警和違規操作記錄。
c.係統可進行所要數據的備份，以便係統數據的安全恢複。
(10)辦公工具：係統應具備日誌管理等辦公工具，可以用於(yu) 會(hui) 議召開、任務分派、日記記錄以及自動產(chan) 生設備維護、費用交納等工作，大大提高物業(ye) 管理人員日常工作效率。狹義(yi) 的物業(ye) 管理軟件模塊設計是參照全國優(you) 秀物業(ye) 管理小區的物業(ye) 管理流程製定的，可以針對不同崗位單獨使用，各個(ge) 模塊之間又共享一個(ge) 數據庫，可以實現數據共享。廣義(yi) 的物業(ye) 管理軟件除上述功能模塊外應還包括安防監控軟件和網絡服務軟件(網站)。目前一般智能小區的安防監控係統包括圖象監控與(yu) 周邊防盜係統、室內(nei) 安防係統和電子巡更係統，前兩(liang) 者構件了小區住戶內(nei) 外兩(liang) 道安全屏障，電子巡更係統則是為(wei) 了規範管理保安巡邏人員在指定時間到達製定的巡邏點。軟件設計時應該附加企業(ye) 管理模塊，管理人員可以考察保安人員的警情處理情況，及時對其工作績效做出考評，同時可隨時了解小區的安防情況。
